HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC CHỈNH LÝ VÀ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM SỐ HOÁ HỒ SƠ NGƯỜI CÓ CÔNG TRONG THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH, CHẾ ĐỘ

Ngày 13 tháng 03 năm 2020

          Trải qua các cuộc kháng chiến giải phóng dân tộc, bảo vệ Tổ quốc và làm nhiệm vụ quốc tế cao cả, cùng với nhân dân cả nước, nhân dân các dân tộc tỉnh Phú Thọ đã đóng góp sức người, sức của cho sự nghiệp cách mạng vẻ vang của dân tộc. Hàng vạn người con ưu tú nối tiếp nhau hăng hái lên đường, anh dũng kiên cường, chiến đấu hy sinh, cống hiến xương máu vì mục tiêu giải phóng dân tộc, thống nhất đất nước. Từ những năm đất nước còn chiến tranh,  Đảng và Nhà nước đã ban hành hệ thống chính sách ưu đãi người có công với cách mạng, trải qua hơn 70 năm thực hiện, công tác xác lập hồ sơ, giải quyết chế độ đã được triển khai kịp thời đúng quy định.

          Hiện nay, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Phú Thọ đang quản lý và lưu trữ trên 265 nghìn hồ sơ người có công  với cách mạng.  Hồ sơ người có công được quản lý theo chế độ mật, có giá trị vĩnh viễn, mang tính nhân chứng lịch sử phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và tri ân những người có công đối với đất nước; lưu trữ các chứng cứ pháp lý phục vụ hoạt động giải quyết chế độ, kiểm tra, thanh tra… đòi hỏi công tác lưu trữ hồ sơ cần được quan tâm đầu tư, đổi mới nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được đặt ra.

          Hồ sơ, tài liệu lưu trữ người có công được hình thành dạng giấy với nhiều chủng loại giấy khác nhau, lưu trữ bằng hình thức truyền thống như lưu theo nhóm đối tượng; lưu theo từng xã/phường/thị trấn của huyện, thành, thị. Bì hồ sơ bằng giấy bìa, từng màu riêng biệt; thông tin trên bì hồ sơ được viết tay thủ công, sắp xếp trên giá, kệ cố định trong kho. Theo thời gian hồ sơ mục nát, mối mọt, chữ viết tay bị mờ, kiểu chữ bay bổng khó đọc, sổ theo dõi bị cong vênh do chịu sự tác động lớn về thời tiết, khí hậu và dần bị “lão hóa” theo thời gian. Nếu chúng bị hủy hoại do các thảm họa thiên nhiên hoặc do các tác nhân khác thì sẽ vĩnh viễn bị mất, không thể phục hồi được. Mặt khác, việc tổ chức lưu trữ thủ công như hiện nay rất khó kiểm soát và khó tìm kiếm hồ sơ tài liệu, tình trạng thất lạc trở nên phổ biến, không ai chịu trách nhiệm. Tổ chức quản lý hồ sơ người có công một cách khoa học và dựa vào công nghệ thông tin để số hoá hồ sơ người có công là giải pháp tối ưu hiện nay.

          Từ thực tế trên, năm 2015, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Phú Thọ đã tiến hành khảo sát,  xây dựng phương án cáo UBND tỉnh   cho xây dựng mới kho lưu trữ hồ sơ và phối hợp với Chi cục Văn thư – Lưu trữ (thuộc Sở Nội vụ tỉnh) tiến hành biên tập, sắp xếp lại toàn bộ hồ sơ. Xây dựng mới nhà làm việc cho Phòng Người có công và kho lưu trữ hồ sơ người có công, đưa vào sử dụng năm 2016. Khu nhà được thiết kế các phòng lưu trữ, giá để hồ sơ riêng từng đối tượng, trang bị điều hòa không khí, hệ thống ánh sáng, hệ thống chống cháy nổ, xử lý mối mọt và chống các loại côn trùng gặm nhấm đảm bảo độ bền, kéo dài tuổi thọ hồ sơ, đồng thời triển khai số hoá hồ sơ người có công.

Kho hồ sơ người có công được đầu tư xây dựng mới, đưa vào sử dụng từ năm 2016

Lưu trữ hồ sơ trước và sau khi biên tập

         Tiêu chí cơ bản để số hóa hồ sơ  người có công là giảm thiểu việc tra cứu trực tiếp đối với các loại hồ sơ đặc biệt quan trọng, tình trạng vật lý kém và có tần suất khai thác nhiều, nhằm tiết kiệm thời gian, nhân lực, kinh phí trong việc bảo quản tài liệu hồ sơ. Yêu cầu chuyển quản lý, lưu trữ hồ sơ người có công ở dạng giấy thành dạng “phi hồ sơ tài liệu giấy” mà vẫn giữ được thông tin trên giấy tờ đó nhằm đáp ứng công tác quản lý và nhu cầu thông tin cần được cung cấp đầy đủ và kịp thời khi giải quyết chính sách. Sở đã tổ chức khảo sát, lựa chọn nhà cung cấp phần mềm, tiến hành quét dữ liệu để lưu trữ, hoàn thành số hóa trong năm 2019, giúp cho công tác quản lý hồ sơ người có công một cách tập trung, nhanh chóng, thuận tiện trong khai thác sử dụng, đẩy mạnh triển khai ứng dụng công nghệ thông tin thực hiện cải cách hành chính. Hiện nay, phần mềm đã đi vào hoạt động ổn định, cơ bản đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin, giấy tờ phục vụ giải quyết chính sách chế độ đảm bảo kịp thời, chính xác. Dữ liệu được phân quyền khai thác và sử dụng đến Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội các huyện, thành, thị. Bên cạnh việc sử dụng để cấp huyện thực hiện chế độ còn góp phần không nhỏ giảm thiểu việc đi lại của người có công và thân nhân khi có nhu cầu tra cứu thông tin.

Cửa sổ phần mềm tra cứu hồ sơ NCC

          Đồng bộ và quy chuẩn hóa cơ sở dữ liệu thông tin về hồ sơ người có công góp phần thực hiện việc quản lý, khai thác, giải quyết chính sách ưu đãi người có công nhanh chóng, hiệu quả hơn; Trình độ ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ, nhân viên được nâng cao. Thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước bằng việc ứng dụng công nghệ mới, hướng đến hòa nhập với xu thế hiện đại hóa nền hành chính của Nhà nước, xu thế của Chính phủ điện tử. Trong điều kiện kinh phí còn hạn hẹp, hồ sơ người có công nhiều và được lưu trữ thô sơ qua các thời kỳ, việc sắp xếp, chỉnh lý, lưu trữ và số hoá hồ sơ người có công là bước đột phá quan trọng trong quản lý, thực hiện chính sách ưu đãi người có công với cách mạng./.

                   Nguyễn Thị Thu Thuỷ - Trưởng phòng Người có công